المطالبة من المورّد والناقل: كيف تبنون ملف الأدلة

تقرير الاستلام الذي يكشف نقصًا أو تلفًا هو نصف العمل الأول فقط. أما النصف الثاني فهو الحصول على رد من الأطراف القادرة على التصحيح: المورّد، والناقل، وأحيانًا شركة التأمين. ولا يتوقف نجاح المطالبات أو فشلها على حجم الخسارة بقدر ما يتوقف على وضوح عرض الوقائع وسرعته. وهذا المقال دليل عام لتنظيمها وليس استشارة قانونية؛ فالقواعد التي تنطبق على شحنتكم تتوقف على العقد وشروط التسليم والقانون، فوجّهوا الأسئلة المحددة إلى محاميكم أو شركة الشحن أو شركة التأمين.

إلى من تُوجَّه المطالبة

تشير المشكلات المختلفة عادةً إلى أطراف مختلفة.

• المورّد، عن البضاعة الخطأ أو الكميات الخطأ أو العيوب أو التغليف غير الكافي عند خروجها منه، بحسب ما ورد في عقدكم أو أمر الشراء.
• الناقل أو شركة الشحن، عن التلف أو الفقد أثناء وجود البضاعة في عهدتهم، بموجب شروط مستند النقل.
• شركة التأمين، إن كانت لديكم تغطية، بموجب الوثيقة.
• المخلّص الجمركي، عن أي أمر جرى بعد معاينة جمركية.

وقد يشترك أكثر من طرف، وكثيرًا ما تحدد شروط التسليم في عقدكم أين انتقل الخطر. ولهذا ينبغي قراءة العقد قبل الشحنة لا بعدها.

لا تقرّروا مسبقًا من المخطئ. اعرضوا الوقائع، وأرسلوها إلى كل طرف قد يعنيه الأمر، ودعوا كلًّا منهم يجيب عمّا يخصه.

ملف الأدلة

اجمعوا ما يلي في مجلد واحد، ويمكن تسميته ملف الأدلة:

1. العقد أو أمر الشراء، والفاتورة.
2. قائمة التعبئة، وبوليصة الشحن أو وثيقة النقل.
3. تقرير الاستلام بالعدّ وجدول الكميات.
4. ألبوم الصور بأرقام تربط كل صورة ببند.
5. أي ملاحظات كُتبت وقت التسليم، مع رد السائق أو مسؤول الموقع.
6. بيانات الحاوية والختم.
7. المراسلات حتى الآن.
8. البضاعة نفسها أو عيّنات منها محفوظة كما هي.

ولا يلزم أن تكون كل هذه الأوراق مكتملة يوم الاستلام؛ المهم أن تعرفوا أين تجدون كلًّا منها، وأن تبدؤوا بما بين أيديكم، وألا تؤجلوا الرسالة الأولى بانتظار ما ينقص.

الرسالة الأولى

اجعلوها قصيرة وواقعية. اذكروا أي شحنة هي، وما الذي وُجد (بالأرقام)، وما المرفق، وما الذي تطلبونه (استبدال أو إشعار دائن أو معاينة)، والتاريخ الذي تتوقعون الرد قبله. أرسلوا رسالة واحدة بالملف كاملًا وبمرفقات مرقّمة، بدل سيل من الرسائل الجزئية. واكتبوا إلى المورّد وإلى الناقل كلًّا على حدة، مع الجزء من الأدلة الذي يخصه. واذكروا كذلك أين توجد البضاعة ومن يستطيع عرضها عليهم ومتى.

مثال افتراضي

الفاتورة بـ1200 وحدة بسعر 15 دولارًا للوحدة، أي 18000 دولار أمريكي. وعند الاستلام تضررت 36 وحدة: 36 ÷ 1200 = 3%. وطلب إشعار دائن عن الوحدات التالفة يبلغ 36 × 15 = 540 دولارًا، إضافةً إلى ما ينص عليه عقدكم. ورسالة قصيرة مع التقرير والصور من 31 إلى 44 أسهل في الرد عليها من رسالة غاضبة عن «تلف كثير»، وإشعار دائن بـ540 دولارًا أسهل في الاتفاق عليه من نزاع مفتوح. وأبقوا العملية الحسابية داخل الرسالة نفسها: الوحدات والسعر والإجمالي. فمن الأيسر على المورّد أن يقبل حسابًا من أن يقبل انطباعًا.

أخطاء تُضعف المطالبة

• الانتظار حتى تنقضي مهلة الإخطار. فالمُهل تأتي من العقد وشروط الناقل ووثيقة التأمين، وقد تكون قصيرة.
• التخلص من البضاعة التالفة أو تغليفها قبل أن يراها أحد.
• التسوية بالهاتف دون شيء مكتوب.
• خلط شكاوى متعددة (كمية وجودة ومدة تسليم) في رسالة واحدة.
• تغيير الأرقام بعد إرسال الرسالة الأولى.
• ترك البضاعة التالفة في ساحة مكشوفة، حيث قد يقع مزيد من التلف وينسب إليكم.

الخلاصة

تُبنى المطالبة من الأدلة التي تُجمع يوم وصول البضاعة. وتجهّز CargoChek الوقائع: التقرير وجدول الكميات وألبوم الصور ومحضر الملاحظات، بصيغة تصلح لإرسالها إلى المورّد أو شركة الشحن. أما ما تطالبون به ومن تطالبون فقراركم، وتتخذونه بعد استشارة.