أرقام الدفعات والتشغيلات: ما الذي يُسجَّل عند الاستلام

رقم الدفعة أو التشغيلة سلسلة قصيرة من الحروف والأرقام لا تظهر قيمتها إلا حين يقع خلل: منتج يجب سحبه من السوق، أو صنف مرتجع يلزم تتبّع أصله، أو مطالبة يسأل فيها المورّد من أي تشغيلة جاءت الكراتين التالفة. فإن لم يدوّن أحد الرقم يوم وصلت البضاعة فسيُستعاد من الذاكرة أو يضيع. وتسجيله يستغرق ثواني لكل طبلية، وهو من أرخص العادات عند الاستلام.

لماذا يهم

• الاستدعاء والإرجاع: تحدّدون الوحدات التي تنتمي إلى التشغيلة المعنية بدل سحب المخزون كله.
• الجودة: قد تختلف الدفعات في الدرجة اللونية أو المقاس أو الأداء، ولو كان رمز الصنف واحدًا.
• مدة الصلاحية: البضائع التي تحمل تاريخ إنتاج أو انتهاء تُدار بحسب الدفعة، ويخرج الأقدم أولًا.
• المطالبات: سيسأل المورّد عن الدفعة، والجواب الدقيق يدفع الحوار إلى الأمام.
• سجلات المخزون: يمكن لجدولكم أو لنظام المستودع أن يحمل رقم الدفعة مقابل كل موضع.

أين يوجد الرقم

• على ملصق الكرتونة الخارجي، قرب رمز الصنف والكمية في الغالب.
• على المنتج أو العبوة الداخلية، مطبوعًا أو مضغوطًا مع تاريخ الإنتاج أو الانتهاء.
• على ملصق الطبلية إن وضعه المورّد.
• في الأوراق: بعض قوائم التعبئة تذكر الدفعة أمام كل بند، وقد تذكر الشهادات المرفقة بالبضاعة الدفعات.

وتتنوع الصيغ: حروف وأرقام، أو رمز مبني على التاريخ، أو رقم تسلسلي بسيط. وقد يحمل المنتج الواحد رقمًا على الكرتونة وآخر على الوحدة. دوّنوا كل رقم كما طُبع تمامًا، بالحروف الكبيرة والشرطات نفسها، وأشيروا إلى ما قد يلتبس فيه حرف برقم مثل O و0.

كيف يُسجَّل

استعملوا الورقة نفسها التي تعدّون عليها، بسطر لكل طبلية ودفعة:

1. رقم الطبلية.
2. رمز الصنف.
3. الدفعة أو التشغيلة كما طُبعت، وأي تاريخ إنتاج أو انتهاء.
4. عدد الكراتين التي تحمل تلك الدفعة.
5. رقم صورة الملصق.

صوّروا الملصق عن قرب، ورقم الطبلية ظاهر في اللقطة أو في التي بعدها. واقرؤوا الملصق على الوجه الخارجي لكل كرتونة تراها من جانب الطبلية، لا الكرتونة العليا وحدها، فالطبقة العليا كثيرًا ما تُرصّ آخرًا ومن مخزون مختلف.

حين تجمع الطبلية عدة دفعات

لا تتظاهروا بأن الطبلية متجانسة. عدّوا كل دفعة على حدة، وسجّلوا الطبلية بوصفها مختلطة، ودوّنوا موضع كل دفعة: أي طبقة وأي جانب. فإن فُككت الطبلية لاحقًا، عند التخزين أو في طريقها إلى عميل، فليسر السجل معها. واسألوا المورّد هل الطبليات المختلطة مقبولة في عقدكم، وأخبروا مستودعكم، فبعض المستودعات تفضّل دفعة واحدة لكل موضع.

مثال افتراضي: تذكر قائمة التعبئة للطبلية 4 الدفعة L2406 في 22 كرتونة والدفعة L2407 في 18 كرتونة، أي 40 في المجموع. وتجدون على الطبلية L2406 على 22 كرتونة، وL2407 على 14، ودفعة ثالثة L2409 على 4 كراتين في مؤخرة الطبقة العليا. المجموع 40 يتفق مع القائمة، وكان العدّ وحده سيمرّ دون ملاحظة. فيكتب السجل: «الطبلية 4، مختلطة: L2406 × 22، L2407 × 14، L2409 × 4؛ الدفعة L2409 غير واردة في قائمة التعبئة؛ الطبقة العليا، الخلف يسارًا؛ الصورتان 61 و62». ثم تطلبون من المورّد أن يؤكد كتابةً أي الدفعات شُحنت.

أخطاء متكررة

• قراءة الكرتونة العليا وحدها في الطبلية.
• نسخ الدفعة من قائمة التعبئة بدل قراءتها من الكراتين.
• تهذيب الرقم إلى صيغة أخرى، فيتعذّر مطابقته بسجلات المورّد.
• نسيان ملصق المنتج الداخلي حين لا يُظهر ملصق الكرتونة دفعة.
• تفكيك طبلية مختلطة عند التخزين دون نقل السجل معها.

الخلاصة

رقم الدفعة يُكتب في ثوان يوم الاستلام، وقد يستغرق البحث عنه أسابيع بعد ذلك. وتسجّل CargoChek أرقام الدفعات والتشغيلات لكل طبلية حيث تحملها البضاعة، وتقابل الملصقات بالمستندات، وتضع النتيجة في جدول الكميات.