المطابقة الثلاثية: أمر الشراء والفاتورة والبضاعة على الأرض
الأمر يقول ما أردتم، والفاتورة ما تُحاسبون عليه، والبضاعة ما وصل فعلًا. كيف تقارنون الثلاثة معًا وتسجّلون الفروق بحسب نوعها.
قد تختلف ثلاثة أشياء عند الاستلام: ما طلبتموه، وما تُحاسَبون عليه، وما وصل فعلًا. وكثيرًا ما يكتفي المستوردون بمقابلة الأخيرين، أو الأخير وحده، فيفوتهم نصف المشكلات. أما المطابقة الثلاثية فتقارن الثلاثة بترتيب ثابت، وتعطي كل اختلاف نوعه وصاحبه. وهي ليست معقدة، لكنها تحتاج إلى أمر الشراء في متناول اليد وإلى ورقة ذات ثلاثة أعمدة.
ثلاث وثائق وثلاثة أسئلة
- أمر الشراء أو العقد يجيب عن سؤال: ماذا اتفقنا على شرائه؟ الأصناف والكميات والمواصفات والألوان والمقاسات وسعر الوحدة والعملة وشروط التسليم.
- الفاتورة تجيب عن سؤال: ما المطلوب منا دفعه؟ الأصناف والكميات وسعر الوحدة والمجموع وشروط الدفع.
- البضاعة تجيب عن سؤال: ماذا استلمنا؟ ما عُدّ وما فُتح وما فُحص.
تُقابَل الفاتورة بأمر الشراء قبل وصول الشحنة، وتُقابَل البضاعة بالفاتورة في الموقع، وتُقابَل البضاعة بأمر الشراء في المواصفات. وهذه الخطوة الأخيرة مهمة، لأن الفاتورة قد تكرر خطأ المورّد نفسه، بينما يبيّن أمر الشراء ما قصدتم شراءه.
قابلوا بترتيب ثابت
- أمر الشراء بالفاتورة، قبل الوصول. اذهبوا سطرًا سطرًا: رمز الصنف ووصفه، والكمية، وسعر الوحدة، والعملة، والمجموع، وشروط الدفع، وشروط التسليم. وابحثوا عن البدائل (موديل أو لون مختلف أُرسل بدل المطلوب) وعن الأسعار المتغيرة والرسوم المضافة. فالاختلاف الذي يظهر هنا يكلّف رسالة واحدة، والبضاعة ما زالت في الطريق.
- الفاتورة بالبضاعة، في الموقع. عدّوا الطرود، واقرؤوا الرموز على الكراتين، وافتحوا العيّنة المتفق عليها وقابلوا محتواها بالكميات المفوترة.
- أمر الشراء بالبضاعة، للمواصفات. يُفحص اللون والمقاس والموديل والإصدار بحسب ما طلبتم، لا بحسب ما تقوله الفاتورة وحدها.
وتذكّروا أن أمر الشراء نفسه قد يكون عُدّل برسالة أو بمكالمة. فاعتمدوا أحدث نسخة اتفق عليها الطرفان كتابةً، ودوّنوا أي نسخة هي.
صنّفوا الاختلافات بحسب نوعها
- الكمية: أكثر أو أقل مما فُوتر.
- الصنف: موديل أو لون أو مقاس أو إصدار غير المطلوب.
- السعر والشروط: سعر أو عملة أو رسم لا يطابق أمر الشراء. وهذه اختلافات على الورق فقط.
- الحالة: بضاعة تالفة أو مبتلة أو معيبة.
- المستندات: أوراق ناقصة أو متناقضة.
ولكل نوع حوار مختلف. فالنقص يُوجَّه إلى المورّد لطلب خصم أو شحنة تكميلية. والصنف الخاطئ يستدعي بديلًا، أو قرارًا بقبوله بسعر يُتفق عليه. وفرق السعر يستدعي فاتورة مصححة. أما التلف فقد يشمل الناقل أو شركة التأمين أيضًا، فاسألوهما كيف تتصرفون. وإن خلطتم الأنواع في رسالة واحدة أرسلتم ما لا يستطيع أحد أن يجيب عنه بردّ واحد.
مثال افتراضي
طلبتم 500 وحدة، منها 300 سوداء و200 بيضاء، بسعر 12 دولارًا أمريكيًا للوحدة، أي 6000 دولار. وتُظهر الفاتورة 500 وحدة بسعر 12.5 دولار، أي 6250 دولارًا. وتعدّون في الموقع 300 سوداء و188 بيضاء و12 رمادية. فتظهر ثلاثة اختلافات، لكل منها سطره:
- السعر: 12.5 دولار مقابل 12، أي 250 دولارًا زيادة عن الأمر (500 × 0.5). اختلاف على الورق فقط. اطلبوا فاتورة مصححة.
- الكمية: نقص 12 وحدة بيضاء عمّا طُلب وفُوتر.
- الصنف: 12 وحدة رمادية لم تُطلب.
وقد يتفق عدد الكراتين مع قائمة التعبئة، ويتفق مجموع الوحدات 500 أيضًا. لكن المطابقة الثلاثية وحدها هي التي تُظهر أن المحتوى ليس ما اشتريتم. والطلبات التي تلي ذلك منفصلة: فاتورة مصححة بسعر 12 دولارًا، وبديل عن الوحدات البيضاء الناقصة أو، إن رفضتم الرمادية، خصم قدره 12 × 12 = 144 دولارًا، وقرار بشأن قبول الرمادية بسعر آخر.
أخطاء متكررة
- اعتبار الفاتورة تعريف «الصحيح» وأمر الشراء هو ما اتفقتم عليه.
- استعمال نسخة قديمة من الأمر بعد تعديله.
- مقابلة المجاميع وحدها، فلا يظهر لون خاطئ داخل الكمية نفسها.
- خلط الوحدات، كالقطع في ورقة والأطقم في أخرى.
- ترك الأمر خارج ملف الشحنة، فلا يجده أحد لاحقًا.
الخلاصة
تحوّل المطابقة الثلاثية شعورًا غامضًا بأن شيئًا ما غير صحيح إلى ثلاثة أسطر أو أربعة، لكل منها صاحبه. وتقابل CargoChek الأوراق بما على الأرض، وتعدّ الطرود، وتفحص العيّنات بحسب مواصفاتكم، وتكتب لكم ما اتفق وما اختلف.